Je suis un Smartworker. En fait, je suis un SmartManager depuis plus de 10 ans et c'est devenu une seconde nature pour moi de gérer mes collègues et collaborateurs externes à distance. Pour en arriver là et faire en sorte que mes équipes travaillent efficacement et harmonieusement, sans aucune friction, j'ai adopté ce qui pourrait être considéré comme les meilleures pratiques de communication vraiment utiles pour les équipes distribuées et distantes.
Communication intelligente
Pour utiliser efficacement une approche de smartworking, comme je l'ai mentionné dans mon article précédent, vous avez besoin de plus qu'une simple solution de web et de vidéoconférence. Vous avez également besoin d'une plateforme de collaboration qui offre un environnement de communication asynchrone avancé (et non - l'e-mail plus WhatsApp n'est pas une solution).
Une fois que vous avez cette plateforme, voici 5 idées pour rendre la communication d'équipe plus fluide et efficace :
Rapport hebdomadaire :
Au lieu de passer des heures en vidéoconférence à écouter chaque membre de l'équipe présenter son rapport hebdomadaire (ce qui peut être très utile pour le manager, mais est vraiment ennuyeux pour tous ceux qui attendent leur tour), chaque membre de l'équipe publie un billet, partagé avec toute l'équipe, énumérant les détails saillants de ce qui s'est passé la semaine dernière et ce qui est prévu pour la semaine prochaine. Cela permet à chacun de se concentrer sur ses objectifs, mais aussi d'augmenter la visibilité de ce sur quoi les autres travaillent.
Vidéoconférence hebdomadaire :
Organisez des réunions vidéo plus courtes et plus ciblées en convenant du calendrier avec l'équipe et en utilisant le temps pour discuter uniquement des sujets qui nécessitent une discussion et une participation de toute l'équipe. Chaque vidéoconférence est accompagnée d'un chat de groupe contenant des informations pertinentes (liens, documents, etc.) qui permet de faire remonter les problèmes avant, pendant et après la session. Dans certains cas, il peut également être utile de partager l'enregistrement vidéo de la session.
Chats de groupe :
Pour les discussions sur des sujets spécifiques avec des groupes de personnes sélectionnées, utilisez les chats de groupe au lieu des interminables fils de courriels difficiles à suivre parce que le fil de la conversation se perd ou est détourné. De cette manière, les connaissances partagées resteront à la disposition de ceux qui en ont besoin, qu'ils aient ou non participé à la conversation, constituant ainsi une archive utile et favorisant la continuité, même en cas de changement d'équipe ou de processus.
Appels informels en groupe ou en tête-à-tête :
La séparation physique rend plus difficile la création de liens avec les collègues, alors pour rendre la relation plus humaine, prévoyez des moments de communication informelle sur des sujets non liés aux affaires. Par exemple, en cette période de COVID19, j'ai introduit dans nos appels hebdomadaires de mise à jour une section dans laquelle chacun est libre de nous informer de la situation dans sa région ou sa nation. J'ai constaté que cela aide vraiment les gens à partager leurs inquiétudes et leurs préoccupations avec d'autres.
Appels non programmés :
Essayez d'encourager votre équipe à résister à la tentation d'appeler continuellement des collègues pour obtenir des informations sur tel ou tel sujet, comme ils le feraient si vous étiez tous ensemble au bureau. Habituez-les plutôt à organiser des appels par chat avec l'expert concerné. En outre, insistez sur la nécessité de respecter les heures d'appel convenues, car nous devons tous considérer que chacun doit s'adapter à son propre environnement familial et travaillera donc au moment qui lui convient le mieux. Par exemple, j'ai un collaborateur qui, pour diverses raisons, a décidé de travailler comme s'il était aux États-Unis. Je peux donc le trouver en ligne à 3 heures du matin, mais rarement avant 2 heures de l'après-midi. Dans ce cas, le chat en tête-à-tête a presque entièrement résolu notre flux de communication. Nous laissons des commentaires et des mises à jour de manière asynchrone afin de respecter les différents horaires de travail de l'autre.
Simple, n'est-ce pas ? Dans les premiers temps, changer votre façon de communiquer peut sembler ardu et inefficace, car les vieilles habitudes ont la vie dure. Je vous recommande de procéder par petites étapes, en introduisant un seul changement à la fois, en vous habituant à ce changement et en lui donnant suffisamment de temps pour en apprécier les avantages et les inconvénients. Cela prend plus de temps, mais cela en vaut la peine, car vous obtiendrez des changements durables.
Des règles de travail intelligentes !
