Sono un Smartworker. Infatti, sono uno SmartManager da più di 10 anni ed è diventato per me una seconda natura gestire i miei colleghi e collaboratori esterni a distanza. Per arrivare a questo punto, e per far sì che i miei team lavorino in modo efficiente e armonioso senza attriti, ho adottato quelle che potrebbero essere considerate delle best practice di comunicazione davvero utili per i team distribuiti e remoti.
Comunicazione intelligente
Per utilizzare in modo efficiente un approccio di smartworking, come ho menzionato nel mio articolo precedente, hai bisogno di più di una semplice soluzione di web e video-conferenza. Avete anche bisogno di una piattaforma di collaborazione che fornisca un ambiente avanzato di comunicazione asincrona (e no - email più WhatsApp non è una soluzione).
Una volta che si dispone di tale piattaforma, ecco 5 idee per rendere la comunicazione di squadra più fluida ed efficace:
Rapporto settimanale:
Invece di passare ore in una videoconferenza ad ascoltare ogni membro del team consegnare il suo rapporto settimanale (che potrebbe essere molto utile per il manager, ma è davvero noioso per tutti coloro che aspettano il loro turno), ogni membro del team pubblica un post, condiviso con tutto il team, elencando i dettagli salienti di ciò che è successo la scorsa settimana e ciò che è previsto per la prossima settimana. Questo fa sì che tutti si concentrino sui loro obiettivi, ma aumenta anche la visibilità di ciò su cui gli altri stanno lavorando.
Video conferenza settimanale:
Fare video riunioni più brevi e mirate concordando l'orario con il team e utilizzando il tempo per discutere solo gli argomenti che richiedono la discussione e la partecipazione dell'intero team. Ogni videoconferenza è accompagnata da una chat di gruppo contenente informazioni rilevanti (link, documenti, ecc.) che serve a far emergere eventuali problemi prima, durante e dopo la sessione. In alcuni casi può anche essere utile condividere la registrazione video della sessione.
Chat di gruppo:
Per discussioni su argomenti specifici con gruppi selezionati di persone, usate le chat di gruppo invece di interminabili fili di e-mail che sono difficili da seguire perché il filo della conversazione si perde o viene dirottato. In questo modo, la conoscenza condivisa rimarrà disponibile per coloro che ne hanno bisogno, sia che facciano parte o meno della conversazione, fornendo un archivio utile e aiutando la continuità anche quando ci sono cambiamenti nei team o nei processi.
Chiamate informali di gruppo o individuali:
Essere fisicamente separati rende più difficile il legame con i colleghi, quindi per rendere il rapporto più umano, permettete momenti di comunicazione informale su argomenti non legati al business. Per esempio, in questo periodo di COVID19, nelle nostre chiamate settimanali di aggiornamento ho introdotto una sezione in cui ognuno è libero di aggiornarci sulla situazione nella propria regione o nazione. Ho scoperto che aiuta molto le persone a poter condividere le loro ansie e preoccupazioni con gli altri.
Chiamate non programmate:
Cercate di incoraggiare il vostro team a resistere alla tentazione di chiamare continuamente i colleghi per informazioni su questo o quello, come farebbero se foste tutti insieme in ufficio. Invece, abituateli ad organizzare le chiamate via chat con l'esperto pertinente. Inoltre, sottolineate la necessità di rispettare gli orari di chiamata concordati, perché dobbiamo tutti considerare che ognuno deve adattarsi al proprio ambiente familiare e quindi lavorerà quando è più conveniente per lui. Per esempio, ho un collaboratore che per vari motivi ha deciso di lavorare come se fosse negli Stati Uniti, quindi posso trovarlo online alle 3:00 del mattino, ma raramente prima delle 2:00 del pomeriggio. In questo caso, la chat one-to-one ha risolto quasi completamente il nostro flusso di comunicazione. Lasciamo commenti e aggiornamenti in modo asincrono per rispettare i diversi orari di lavoro dell'altro.
Semplice, vero? Nei primi giorni, cambiare il modo di comunicare può sembrare arduo e inefficace, perché le vecchie abitudini sono dure a morire. La mia raccomandazione è di fare piccoli passi, introducendo solo un cambiamento alla volta, abituandosi a quel cambiamento e dandogli abbastanza tempo per apprezzarne i benefici e gli svantaggi. Ci vuole più tempo, ma ne vale la pena perché alla fine avrai un cambiamento che si attacca.
Regole del lavoro intelligente!
